Mötesmetodik

  • Kalla till mötet i god tid
  • Bifoga relevant information
  • Ha ett tydligt syfte med mötet
  • Håll ner antal punkter om möjligt,  för att undvika överinformation
  • Sätt tydliga tidsramar för mötet, start, genomförande, avslut
  • Är relevanta deltagare kallade och närvarande på mötet?
  • Är det några deltagare som inte ska/behöver vara närvarande?
  • Tydlig rollfördelning på mötet
  • Ta anteckningar om vad beslutades/informerades/diskuterades på mötet
  • Summera alla beslut
  • Nästa steg/möte
  • Vem gör vad när?
  • Uppnåddes syftet med mötet?
  • Hölls tidsramarna?
  • Var alla delaktiga och bidrog?
  • Vad det något som inte fungerade?
  • Vad kan göras bättre nästa gång?

Typer av möten och mötespunkter

  • Informationsmöte / Informationspunkt
  • Diskussionsmöte / Diskussionspunkt
  • Avstämningsmöten / Avstämningspunkt
  • Arbetsmöten
  • Förhandlingsmöte/ Förhandlingspunkt
  • Brainstormningsmöte / Brainstormningspunkt
  • Beslutsmöte / Beslutspunkt

Informationsmöten

  • Syftet är att förmedla information
  • Ge tid till reflektion och frågor
  • Håll nere antalet punkter till några få
  • Leverera ett tydligt budskap anpassat till mottagaren
  • Komplettera muntlig information med skriftlig

Beslutsmöten

  • Informera i förväg
  • Berätta vad som ska beslutas och hur det kommer att gå till
  • Stäm av att alla godkänner beslutsprocessen
  • Skriv upp vad som blev beslutat

Avstämningsmöten

  • Följ upp nuläge och ta snabba beslut om det fortsatta arbetet
  • Fokusera på lägesrapporter inte diskussion
  • Exempelvis grönt=går enligt plan, gult=osäkert, rött=kommer inte vara klart enligt plan
  • Parkera sidodiskussioner

Arbetsmöten

  • Syftet är att nå ett resultat under själva mötestiden.
  • Exempel på arbetsmöten kan vara problemanalys, kartläggning av nuläge eller framtida planer.
  • Tydliggöra vad som skall åstadkommas under mötet.
  • Skapa delaktighet för att nå resultat, en tydlig rollfördelning underlättar.
  • Skapa utrymme för kreativitet.
  • Låt alla komma till tals utan att kritisera

Brainstormingmöten

  • Syfte att skapa kreativa förslag och lösningar för ett specifikt ändamål
  • Sätt ramar för vad som ska brainstormas kring
  • Kritisera inte
  • Använd exempelvis post it lappar
  • Utvärdera
  • Rangordna
  • Dokumentera