Mötesmetodik

  • Kalla till mötet i god tid.
  • Bifoga relevant information.
  • Ha ett tydligt syfte med mötet.
  • Håll ner antal punkter om möjligt,  för att undvika överinformation.
  • Sätt tydliga tidsramar för mötet, start, genomförande, avslut.
  • Är relevanta deltagare kallade och närvarande på mötet?
  • Är det några deltagare som inte ska/behöver vara närvarande?
  • Tydlig rollfördelning på mötet.
  • Ta anteckningar om vad beslutades/informerades/diskuterades på mötet.
  • Summera alla beslut.
  • Nästa steg/möte.
  • Vem gör vad när?
  • Uppnåddes syftet med mötet?
  • Hölls tidsramarna?
  • Var alla delaktiga och bidrog?
  • Vad det något som inte fungerade?
  • Vad kan göras bättre nästa gång?

Typer av möten och mötespunkter

  • Informationsmöte / Informationspunkt
  • Diskussionsmöte / Diskussionspunkt
  • Avstämningsmöten / Avstämningspunkt
  • Arbetsmöten
  • Förhandlingsmöte/ Förhandlingspunkt
  • Brainstormningsmöte / Brainstormningspunkt
  • Beslutsmöte / Beslutspunkt

Informationsmöten

  • Syftet är att förmedla information.
  • Ge tid till reflektion och frågor.
  • Håll nere antalet punkter till några få.
  • Leverera ett tydligt budskap anpassat till mottagaren.
  • Komplettera muntlig information med skriftlig.

Beslutsmöten

  • Informera i förväg.
  • Berätta vad som ska beslutas och hur det kommer att gå till.
  • Stäm av att alla godkänner beslutsprocessen.
  • Skriv upp vad som blev beslutat.

Avstämningsmöten

  • Följ upp nuläge och ta snabba beslut om det fortsatta arbetet.
  • Fokusera på lägesrapporter inte diskussion.
  • Exempelvis grönt=går enligt plan, gult=osäkert, rött=kommer inte vara klart enligt plan.
  • Parkera sidodiskussioner.

Arbetsmöten

  • Syftet är att nå ett resultat under själva mötestiden.
  • Exempel på arbetsmöten kan vara problemanalys, kartläggning av nuläge eller framtida planer.
  • Tydliggöra vad som skall åstadkommas under mötet.
  • Skapa delaktighet för att nå resultat, en tydlig rollfördelning underlättar.
  • Skapa utrymme för kreativitet.
  • Låt alla komma till tals utan att kritisera

Brainstormingmöten

  • Syfte att skapa kreativa förslag och lösningar för ett specifikt ändamål.
  • Sätt ramar för vad som ska brainstormas kring.
  • Kritisera inte.
  • Använd exempelvis post it lappar.
  • Utvärdera.
  • Rangordna.
  • Dokumentera